Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme








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Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme

Exemple de manuel de procédures à destination

des petites structures d'exercice professionnel
Avertissement :
Le présent document est destiné à aider les petites et moyennes structures d'exercice professionnel d’expertise comptable dans la mise en place des procédures et mesures de contrôle interne imposées par la norme « Blanchiment » publiée par arrêté ministériel du 7 septembre 2010.
L’exemple de manuel de procédures proposé ci-après n’a pas de caractère obligatoire ou normatif. Il appartient aux structures d'exercice professionnel qui décident de s’en inspirer de l’adapter à leurs besoins, non seulement en ce qui concerne leur identité et signalétique ou charte graphique, mais aussi en fonction des procédures et mesures de contrôle interne existantes ou qu’elles souhaitent appliquer. Notamment, les responsables de ces structures devront veiller à remplacer tous les mots ou locutions entre crochets [] par les mots ou locutions pertinents. Il peut être utilisé seul, mais devrait s’intégrer dans les manuels de procédures ou les règlements intérieurs existants ou prévus dans ces structures, notamment les manuels relatifs à la maîtrise de la qualité.
Il ne doit pas être utilisé en remplacement de la norme, mais comme un complément destiné à aider les professionnels en exercice et leurs collaborateurs à comprendre cette norme et à la mettre en œuvre de façon uniforme lorsqu’ils conçoivent les procédures propres à leurs structures. Les professionnels peuvent adapter les procédures et les fiches de travail proposées, les modifier, en ajouter ou en supprimer en fonction de ce qu’elles jugent pertinent eu égard à leur taille, leur domaine d’activité et la nature de leur clientèle.
Conformément au référentiel normatif et déontologique, les professionnels de l’expertise comptable et leurs collaborateurs doivent respecter les dispositions légales, réglementaires et normatives applicables à toutes les missions confiées à la structure d’exercice professionnel à laquelle ils appartiennent, quelle que soit la nature de leurs interventions ; ils doivent notamment respecter en toutes circonstances :


  • Le Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable ;

  • La norme « Maitrise de la qualité au sein de la structure d’exercice professionnel » ;

  • La norme dite « Blanchiment ».


La norme « Maitrise de la qualité » énonce des principes fondamentaux à respecter par la structure d’exercice professionnel notamment en matière d’acceptation et de maintien des missions, et plus particulièrement des facteurs relatifs à l’intégrité du client ou adhérent.
L’exemple de manuel de procédures proposé fait référence au « Guide d’application de la norme Blanchiment », publié par le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-comptables, auquel il convient de se reporter pour toute information complémentaire nécessaire.
Considérations propres aux petites structures d’exercice professionnel en matière de revue ou de traitement des plaintes et allégations
Lorsqu’une structure d’exercice professionnel compte peu de professionnels de l’expertise comptable, (voire un seul), il est difficile de concevoir que les professionnels de l’expertise comptable qui supervisent les investigations ne soient pas impliqués dans la mission. Ces petites structures d’exercice professionnel ainsi que les professionnels exerçant à titre individuel peuvent recourir aux services d'une personne externe qualifiée ou d'une autre structure d’exercice professionnel pour réaliser l'investigation des plaintes et allégations ou effectuer une revue indépendante des dossiers.

Manuel de procédures

et mesures de contrôle interne
(Exemple)


Sommaire :

Désignation de la [structure]
Généralités sur les procédures
Responsable du contrôle interne
Correspondant TRACFIN
Procédures à appliquer
Fiches de travail
Annexes


  1. Désignation de la structure d'exercice professionnel

[société, cabinet, association de gestion comptable, ..]
La structure doit être définie ici:

Nom, raison sociale, adresse du siège et des différents établissements, périmètre du groupe le cas échéant, entités concernées par les procédures définies, etc.


  1. Généralités sur les procédures


Le présent manuel a été élaboré en application de la norme « blanchiment » publiée par arrêté ministériel du 7 septembre 2010. Il a pour vocation de préciser, sur le plan pratique, les procédures à appliquer dans notre [structure1] en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, et les feuilles de travail à utiliser dans ce cadre. Ces procédures doivent s’intégrer dans les contrôles routiniers de l’ensemble des dossiers et missions de façon à d’une part, respecter les obligations imposées aux professionnels de l'expertise comptable par le code monétaire et financier et d’autre part, à justifier, par la formalisation des diligences effectuées, de l’exercice de la vigilance et du respect de ces obligations.
Conformément aux dispositions de la norme blanchiment, les documents relatifs à l’identification du [client, adhérent,..] et à l’acceptation de la mission doivent être conservés dans les dossiers pendant toute la durée de la mission plus cinq ans. Ainsi, pour une mission qui aurait commencé le 1er mars 2000 pour prendre fin le 31 décembre 2009, ces documents doivent être conservés jusqu’au 31 décembre 2014. Les documents et les feuilles de travail justifiant de l’exercice de la vigilance sur les opérations réalisées par le [client, adhérent] et les documents qui leur sont joints, les copies des déclarations de soupçon et leurs annexes, doivent être conservés pendant cinq ans après leur réalisation.
Chacun des membres de notre [structure] doit s’impliquer dans le respect de la norme et du présent manuel de procédures de façon à limiter au minimum les risques d’utilisation de notre [structure] dans des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, et, dans l’hypothèse ou une opération de cette nature pourrait apparaître chez un de nos [clients ou adhérents] , à limiter le risque de mise en cause de notre responsabilité disciplinaire ou pénale.
Le dépôt d’une déclaration de soupçon à la cellule de renseignement financier française (TRACFIN) doit demeurer exceptionnel dans la mesure où toutes les précautions seront prises, par l’exercice du discernement, de l’esprit critique et de la vigilance requise avant l’acceptation de toute mission qui nous serait proposée, de façon à éviter, dans toute la mesure du possible, de nous trouver dans l’obligation d’avoir à faire une telle déclaration, et de façon plus générale à éviter d’entrer en relation d’affaires avec des personnes à la moralité douteuse.
Le guide d’application de la norme blanchiment, publié par le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-comptables sera utilement consulté régulièrement, en complément du présent manuel.
En cas de survenance d’un doute ou d’un soupçon, le responsable de la mission pourra se rapprocher :


  • Du professionnel signataire,

  • De la direction de notre [structure]

  • Du responsable du contrôle interne de notre [structure],

  • Du correspondant TRACFIN de notre [structure],

  • De la cellule blanchiment mise en place au Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts-comptables,


Pour conforter, en tant que de besoin, sa position par rapport au dépôt éventuel d’une déclaration de soupçon.


  1. Responsable du Contrôle interne en matière de lutte contre le blanchiment


Norme « Blanchiment » :
Chaque structure d’exercice professionnel désigne un responsable de la mise en place et du suivi de ces systèmes d’évaluation et de gestion des risques et des procédures correspondantes. A défaut de formalisation de cette désignation, le responsable ordinal connu du Conseil de l’Ordre des experts-comptables est réputé assumer cette fonction.
Dans notre [structure], le responsable du contrôle interne en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme est :
Nom :

Prénom :

Adresse :

Téléphone bureau :

Téléphone mobile :

Adresse électronique :
Il a été désigné par :

Le :

Pour une durée de :
En cas d’absence prolongée, son suppléant est :

Nom :

Prénom :

Adresse :

Téléphone bureau :

Téléphone mobile :

Adresse électronique :
Son rôle est de veiller à l’application de la norme et du présent manuel de procédures au sein de notre [structure].


  1. Correspondant TRACFIN



Norme « Blanchiment » :
Chaque structure d’exercice professionnel désigne un correspondant en charge de diffuser les informations utiles émanant de TRACFIN et met à sa disposition les moyens appropriés pour ce faire. Le professionnel de l’expertise comptable assume lui-même le rôle de correspondant et de responsable de la mise en place et du suivi des systèmes et des procédures lorsqu’il exerce en nom propre.
Le correspondant TRACFIN de notre [structure] est :
Nom :

Prénom :

Adresse :

Téléphone bureau :

Téléphone mobile :

Adresse électronique :
Il a été désigné par :

Le :

Pour une durée de :
Le formulaire de désignation a été adressé à TRACFIN le :

Par :
Son rôle est de veiller à l’actualité en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, de recevoir les informations de la cellule TRACFIN, de répondre aux questions de cette cellule et de veiller à la formation et à l’information des membres, salariés ou non, de notre [structure].



  1. Procédures à appliquer 



    1. Acceptation de la mission


Norme « Maîtrise de la qualité » :
26.- La structure d’exercice professionnel doit définir des politiques et concevoir des procédures pour l'acceptation et le maintien des relations clients ou adhérents et pour les missions particulières, destinées à lui fournir l'assurance raisonnable qu'elle n'acceptera ou ne maintiendra de relations clients ou adhérents et de missions que si les conditions suivantes sont respectées :


  1. elle a la compétence et les aptitudes pour réaliser la mission, y compris le temps et les ressources nécessaires ;




  1. elle peut se conformer aux règles de déontologie pertinentes ;




  1. elle a pris en considération l'intégrité du client ou de l’adhérent, et n'a pas connaissance d'informations qui la conduiraient à conclure à un manque d'intégrité du client ou de l’adhérent.


Acceptation de la mission
27.- Ces politiques et procédures doivent exiger :


  1. que la structure d’exercice professionnel obtienne les informations qu'elle estime nécessaires dans les circonstances avant d'accepter une mission pour un nouveau client ou adhérent, lorsqu'elle décide de conserver ou non une mission existante, et lorsqu'elle envisage d'accepter une nouvelle mission pour un client ou adhérent existant ;




  1. que lorsqu'elle identifie un conflit d'intérêt directement lié à l'acceptation d'une mission pour un nouveau client ou adhérent ou pour un client ou adhérent existant, de déterminer s’il est ou non opportun d'accepter la mission ;




  1. que si des difficultés ont été identifiées et que la structure d’exercice professionnel décide d'accepter ou de maintenir la relation client ou adhérent, ou une mission particulière, elle doit documenter la manière dont ces difficultés ont été résolues.


Procédures à mettre en œuvre dans notre [structure] :

L’acceptation d’une mission nouvelle d’un nouveau client ou adhérent relève de la responsabilité de [nom ou définition de la fonction], après analyse des caractéristiques tant du client ou adhérent ou prospect que de la mission envisagée, en particulier au regard du risque de blanchiment de capitaux.
En cas de doute, il convient de se rapprocher de [la direction] [de Monsieur ou Madame : ]
La fiche de travail « acceptation de la mission » doit être utilisée et complétée avec attention, avant toute acceptation. Elle devra être mise à jour régulièrement. Après acceptation, elle devra être conservée au dossier permanent, avec ses mises à jour, pendant toute la durée de la mission plus 5 ans.


    1. Identification du client (ou adhérent)


Norme « Blanchiment » :
06- Avant la signature de la lettre de mission, et ou au plus tard avant de commencer les travaux, le professionnel de l’expertise comptable :

  • procède à l’identification du client, et le cas échéant du bénéficiaire effectif de la prestation ;

  • recueille, par ailleurs, tout élément d’information pertinent sur ces personnes.


Processus d’identification du client
07. Le processus d’identification consiste pour les professionnels de l’expertise comptable à demander la communication :

  • pour un client personne physique, d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant une photographie ;

  • pour le client personne morale, de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants.

Ils s’entretiennent le cas échéant avec le client ou son représentant habilité sur les éléments d’identification relevés afin de vérifier leur fiabilité.
08- En application de l’article L.561-8 du Code monétaire et financier, lorsque les professionnels de l’expertise comptable ne sont pas en mesure d’identifier le client, ils ne commencent pas leurs travaux.
Procédures à mettre en œuvre dans notre [structure] :
L’identification du client ou adhérent suppose :


  • La communication par le client ou adhérent de l’original du document d’identité requis s’il s’agit d’une personne physique;

  • L’obtention directe de l’extrait d’inscription auprès de l’institution compétente pour une personne morale ;

  • L’examen critique de ces documents en vue d’obtenir l’assurance raisonnable qu’il ne s’agit pas de faux ;

  • La comparaison, pour une personne physique, de la photographie portée par le document avec la personne en cause ;

  • La copie (recto-verso) de ce document original par un membre du personnel de notre [structure] ;

  • L’utilisation complète de la fiche de travail « identification du client » ;

  • La conservation de la fiche d’identification et des documents d’identité dans le dossier permanent du client ou adhérent.


Aucun travail ne doit être effectué avant l’accomplissement de la procédure d’identification.



    1. Identification du bénéficiaire effectif


Norme « Blanchiment » :
« 09- Les professionnels de l’expertise comptable apprécient si les éléments obtenus sur le client leur permettent d’identifier le bénéficiaire effectif. Si tel n’est pas le cas, ils demandent au client ou à son représentant légal, l’identité du bénéficiaire effectif et les éléments justifiant cette déclaration. Ils peuvent estimer nécessaire d’obtenir à ce titre une déclaration écrite du client ou de son représentant légal.
10- Lorsque les professionnels de l’expertise comptable n’obtiennent pas d’éléments suffisamment probants sur l’identité du bénéficiaire effectif, ils peuvent décider de renoncer à proposer leurs services ou de ne pas commencer leurs travaux. S’ils acceptent tout de même une mission, ils prévoient de renforcer leur vigilance sur le risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme tout au long de la relation d’affaires. »
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