Groupe de travail archives ouvertes universite de lyon








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GROUPE DE TRAVAIL ARCHIVES OUVERTES UNIVERSITE DE LYON

SOUS-GROUPE WORKFLOWS / PROCEDURES
REUNIONS DU 13 FEVRIER ET DU 10 MARS 2006

Membres du groupe : Sonia Bouis (ECL), Yannick Déchaux (ECL), Catherine Seigneret (UCBL), Camille Espiau (Lyon 2), Pierre-Yves Duchemin (Enssib), Liliane Miremont (Enssib)

Coordinateur : Anne Giraudon (ENSL°

CONTEXTE ET POSITIONNEMENT :
Rappel du contexte :

Le groupe plénier souhaite élaborer une étude de faisabilité relative à la conception et à la mise en place d’un dépôt d’archives institutionnelles à l’échelle du Pôle universitaire lyonnais.

Le contexte national est celui du protocole d’accord en cours de signature entre le CCSD, la CPU et divers EPST, sensé faire de HAL le répertoire de la recherche française.
Dans ce cadre-là, le groupe décide :

  • qu’il articulera ses propositions à partir des procédures utilisées dans HAL, qu’il connaît bien, même s’il ne limitera pas sa réflexion à l’existant (expérience de l’ENS).

  • qu’il émettra pour l’instant peu de propositions mais insistera sur les questions et problèmes à résoudre aux diverses étapes de la réflexion : on n’en est pas encore à la conception d’un cahier des charges


Il attend du groupe plénier, lors de la réunion du 16 mars, qu’il lui indique s’il doit faire des propositions plus détaillées et s’il doit commencer à apporter des solutions aux questions soulevées.
Questions que devra aborder le groupe :

  • typologie documentaire

  • nature des déposants

  • procédure d’inscription

  • procédure de dépôt

  • métadonnées (nature, nombre, qualité)

  • veille documentaire (sur ce qui ne serait pas déposé)



PREMIERES REFLEXIONS :
Typologie des documents déposés dans l’Archive :
Voir en annexe la typologie des documents de PRUNEL (instance ENSL de HAL), de HAL-SHS, de l’archive IFREMER, de l’archive INRA, de Castore (Ecole des Mines de Nantes) et de Archive Sic.
Points importants / questions à traiter


  • grandes classes de documents à déterminer (a priori ? A posteriori, après étude des souhaits de chaque établissement ?)

    • documents produits par la recherche / documents produits par l’enseignement / documents produits par l’administration

    • documents non publiés / documents publiés




  • bien veiller aux spécificités de chaque discipline pour balayer tous les types de documents produits




  • soumettre plusieurs propositions aux directeurs d’établissement, si possible




  • il serait bon que remontent dès à présent les particularités de certains établissements (pour la production de documents très spécifiques qui n’apparaissent pas dans les typologies proposées).


Nature des déposants :
Une bonne partie des questions ne se posera plus une fois déterminée la nature des documents déposés dans l’Archive, en fait.
Resteront cependant des problèmes difficiles à régler :

  • laboratoires multi-tutelles : dans le cas d’un laboratoire ENSL-Lyon 1, par exemple, qui dépose ? : le premier auteur, sous sa tutelle ? Un auteur par tutelle ? Tous les auteurs, chacun sous leur tutelle ?

  • laboratoires multi-tutelles dont l’une possède une autre Archive (ex : ProdINRA, Archive de l’Inria, etc.) : dans quelle Archive dépose-t-on ?


Plus globalement, les questions sont :

  • comment éviter, ou bien traiter, si on la juge souhaitable, la redondance des informations dans « l’Archive PUL » ?

  • comment éviter le double dépôt pour un chercheur ? Le moissonnage des réservoirs existants (y compris au niveau des établissements membres du PUL) est-il la meilleure solution ?


Procédure d’inscription :
Les points auxquels il faudra veiller sont :


  • l’inscription et l’authentification des déposants : elle doit être imaginée dans l’optique d’une identification de type SSO (Single Sign On) et/ou via les annuaires LDAP des établissements, même si cette procédure n’est pas encore fonctionnelle à l’ouverture de l’Archive. L’enjeu est de pouvoir garantir que le déposant appartient bien à l’un des établissements du PUL !


Remarque : ce mode d’authentification (via LDAP) peut résoudre une partie des questions relatives à la gestion des multi-tutelles (mais le déposant peut aussi être inscrit dans plusieurs annuaires en même temps, celui de Lyon 1 et de l’ENSL, par exemple)


  • l’appartenance au « bon » laboratoire : le déposant peut se tromper au moment de la déclaration de son laboratoire de rattachement, lequel devra par ailleurs être rentré sous une forme normalisée (laquelle ?).


A signaler : à ce niveau-là (inscription), l’information rentrée n’a pas d’incidence sur la recherche par laboratoire, qui se fait à partir des métadonnées auteurs enregistrées lors des dépôts, et non à partir des inscrits.


  • l’absence de doublons (problème qui pourra être en partie résolu par l’authentification via annuaire LDAP, mais pas entièrement)




  • les informations spécifiques dont peuvent avoir besoin certains établissements (l’adresse personnelle du déposant, par exemple)

Il serait bon que nous remontent rapidement ces besoins spécifiques.


  • la validation des informations : le déposant est-il laissé autonome pour une inscription immédiate ? Faut-il un contrôle des renseignements donnés ? Si oui, par qui (secrétaire du service de la recherche, modérateur de la base vérifiant le reste des métadonnées, autre personne) ?



Procédure de dépôt des documents :

Points à traiter dans le cahier des charges :


  • les étapes du dépôt : a-t-on intérêt à les définir et à les préciser ? Remarque : dans HAL,

    • le déroulement standard est : métadonnées du document, métadonnées auteur(s), transfert du ou des fichier(s), validation finale avec indication du délai souhaité pour la mise en ligne.

    • Possibilité de déposer en étape 1 un fichier bien structuré, dont sont extraites certaines métadonnées (qu’il n’y a plus qu’à compléter). Reste à vérifier auprès du CCSD quels formats sont acceptés dans ce cas-là, quel modèle de feuille de style est exigé, le cas échéant, et/ou si l’on peut se limiter aux renseignements portés dans les « propriétés » d’un document Word ou PDF (auteur, institution, date, résumé…)




  • le ou les formats des documents : acceptons-nous tous les formats, proposons-nous une liste de choix possibles, relativement large, ou imposons-nous un nombre limité de formats ?

    • Cette question est liée à ce que l’on souhaite faire ensuite des documents déposés : pour une exploitation du full text après passage dans une chaîne de conversion xml, par exemple, il est nécessaire d’imposer des formats. C’est imposer cependant une contrainte supplémentaire aux déposants.

    • Dans tous les cas la question des formats touche à celle de la pérennité des documents, pour laquelle le dépôt de format source doit être encouragée.1




  • les contrôles et validations :

    • y aura-t-il un modérateur unique pour tout le PUL ou plutôt un modérateur par établissement ? Sera-ce uniquement du personnel de SCD, ou bien peut-on imaginer des modérateurs intermédiaires dans les laboratoires, par exemple ?

    • quelle sera la nature des contrôles ? : vérification technique minimale et contrôle des métadonnées suffisent-ils ?




  • la nature des déposants : une partie des problèmes est abordée dans la partie « inscription ». Plus spécifiquement ici, la question est de savoir si ce sont les chercheurs ou les bibliothécaires qui déposeront (ou les deux). Elle est liée à la problématique des formats : si on souhaite utiliser une chaîne de conversion, ce sont les bibliothécaires qui déposeront. Inversement, si l’on veut que les chercheurs déposent, « auto-archivent » réellement leurs articles, il faut leur laisser le choix des formats.


Métadonnées de description documentaire :

  • Nature des métadonnées : plusieurs options sont envisageables :

    • métadonnées communes à tous les établissements : un « plus petit dénominateur commun » qui risque de nuire à la précision de l’information

    • un tronc commun à tous les établissements, avec des spécificités par discipline et/ou des spécificités par établissement.

    • Question supplémentaire : comment intégrer les établissements qui auront déjà leur propre Archive (et donc leurs propres métadonnées) ?

    • Distinction à faire entre les métadonnées décrivant le document électronique proprement dit (poids du fichier, par exemple) et celles décrivant la source (ex : pagination dans la revue papier ayant publié l’article).


Pour exemple, sont jointes à ce document les métadonnées retenues par l’ENSL ainsi que celles de HAL-SHS.


  • Format des métadonnées : Dublin Core non qualifié, EAD, METS (qui permet d’inclure des notices en Marc, notamment) ?




  • Qui les remplit ? : répartition entre le travail du chercheur / déposant et celui du bibliothécaire / modérateur ?




  • Question de l’indexation :

    • il faudrait vraisemblablement conserver le principe d’une indexation libre par le chercheur (mots-clés), dont la valeur ajoutée s’apparente à celle que peut apporter une recherche en full text

    • mais il faut par ailleurs réfléchir à une indexation plus systématique, faite par les bibliothécaires. Pour la construire, s’offrent plusieurs pistes :

  1. travail sur une liste de termes par corpus disciplinaires (groupes de réflexion inter-établissements) ?

  2. Elaboration d’une liste de correspondance de ces termes avec des indices Dewey ?

  3. Utilisation du portail terminologique Term-sciences, développé par l’Inist et prochainement intégré dans HAL ? Cet outil permettra de chercher et consulter dans plusieurs langues les termes scientifiques utilisés au niveau international. Question : les chercheurs devront-ils obligatoirement choisir leurs mots-clés parmi ces termes-là (question à poser au CCSD) ?


Mise en place d’une veille pour l’exhaustivité des dépôts :

Pour une réelle visibilité scientifique du PUL, l’Archive devrait vraisemblablement contenir toutes les publications des établissements. La mise en place d’une veille paraît donc nécessaire.


  • Une veille sur quoi ? : parmi les dépôts qui sont faits dans d’autres Archives mais aussi les publications papier dont aucune version électronique n’est déposée nulle part.




  • Une veille comment et par qui ? : travail dans chaque établissement pour une fédération ensuite ? Cette option paraît plus satisfaisante qu’une veille à l’échelle de tout le PUL (d’un point de vue stratégique mais aussi fonctionnel, pour plus d’efficacité). Le problème se pose alors des outils de cette veille (Web of Science etc.), dont on ne peut guère imaginer que chaque établissement les possède. Peut-on imaginer l’acquisition de multiples licences au sein de l’établissement PUL ?




  • Comment réclamer les publications repérées ? Comment demander aux chercheurs d’opérer leurs dépôts ? De qui cette demande doit-elle émaner pour être efficace ?


METADONNEES RETENUES POUR L’ARCHIVE PRUNEL


Métadonnée


Obligatoire/

Facultative

Saisie par

Contrôlée par

Particularités /

Conditions


Métadonnées de tronc commun


Titre du document

O

A

B

Titre du document déposé

Domaine

O

A

B

Choix parmi une liste prédéfinie de domaines scientifiques, à moins que l’auteur ne s’en soit attribué un par défaut au moment de son inscription.

Résumé

O

A

B

Un résumé en anglais est nécessaire si un transfert vers ArXiv est envisagé.

Langue du texte intégral

O

B




Menu déroulant avec choix des langues

Année de rédaction, pour des documents « anciens »

F

A







Mots-clés

O

A

B



Indexation

F

B




Champ libre destiné à compléter les mots clés par une indexation contrôlée (à définir)

Commentaire

F

A

B

Offre la possibilité au chercheurs de commenter son document

Classification

F

A

B

ACM, ASM, etc.

Référence interne

F

A

B

Référence qui permet à un laboratoire de classer sa production par équipes, par thèmes de recherche, ou par contrats

Contrat, financement

O

A

B

Correspond aux projets internationaux, aux équipes de recherche constituées de nombreux collaborateurs dans le cadre de projets internationaux.


Métadonnées spécifiques (pour des documents en texte intégral PUBLIES)






+ Publications dans des revues à comité de lecture


Titre de la revue

O

A

B

La bibliothèque vérifiera que les titres de revue soient saisis sous une forme normalisée.

Numéro

O

A

B




Volume

O

B







Date de publication (année)

O

A

B

Calendrier dynamique

Pagination

O

B







ISSN

O

B








+ Publications dans des revues sans comité de lecture


Titre de la revue

O

A

B

cf. ci-dessus

Numéro

O

A

B




Volume

O

B







Date de publication (année)

O

A

B

Calendrier dynamique.

Pagination

O

B







ISSN

O

B








+ Communications à des congrès, symposium


Titre de la conférence

O

A

B




Date de début

O

A

B

Calendrier dynamique

Date de fin

O

A

B

Calendrier dynamique

Ville

F

A

B




Pays

O

A

B

Choix dans une liste prédéfinie

Organisateur

F

A

B




Titre de l’ouvrage

O

A

B




Editeur scientifique

F

A

B




Editeur commercial

O

A

B

La bibliothèque contrôlera les noms d’éditeurs pour s’assurer qu’ils ont bien été saisis.

Date de publication (année)

O

A

B

Calendrier dynamique.

Pagination

F

A

B





+ Conférences invitées dans des congrès


Titre de la conférence

O

A

B




Date de début


O

A

B

Calendrier dynamique

Date de fin

O

A

B

Calendrier dynamique

Ville

F

A

B




Pays

O

A

B

Choix dans une liste prédéfinie

Organisateur

F

A

B




Titre de l’ouvrage

O

A

B




Editeur scientifique

F

A

B




Editeur commercial

O

A

B

La bibliothèque contrôlera les noms d’éditeurs pour s’assurer qu’ils ont bien été saisis.

Date de publication (année)

O

A

B

Calendrier dynamique.

Pagination

F

A

B





+ Livres et ouvrages


Editeur commercial

O

A

B

La bibliothèque contrôlera les noms d’éditeurs pour s’assurer qu’ils ont bien été saisis.

Date de publication (année)

O

A

B

Calendrier dynamique

Nombres de pages

O

B







ISBN

O

B








+ Chapitres dans les ouvrages


Titre de l’ouvrage

O

A

B




Editeur scientifique

F

A

B




Editeur commercial

O

A

B




Pagination du chapitre

F

A

B




Date de publication (année)

O

A

B

Calendrier dynamique.

ISBN

O

B








+ Brevets


Numéro du brevet

O

A

B




Date de dépôt

O

A

B

Calendrier dynamique

Pays de dépôt

O

A

B

Le choix se fera dans une liste déroulante des pays avec choix multiple (un brevet peut être déposé dans plusieurs pays).


+ Thèses, HDR


Titre en anglais

O

A

B




Résumé en anglais

O

A

B




Sous la direction de

O

A

B




Ecole doctorale

F

A

B

Liste de choix :

- BMIC : Biologie moléculaire et cognitive

- Physique et Astrophysique

- Chimie (chimie, procédés, environnement)

- Mathématiques et Informatique fondamentale

- Matériaux de Lyon

Date de soutenance

O

A

B

Calendrier dynamique

Membres du jury

F

A

B

Champ répétable


Ces métadonnées sont celles de TEL, serveur sur lequel seront redirigés les dépôts de thèse et HDR. Les écoles doctorales listées ci-dessus seront intégrées à une liste globale de choix dans TEL.



+ Séminaires, Workshops


Titre de la conférence

O

A

B




Ville

F

A

B




Pays

O

A

B




Date de début

O

A

B

Calendrier dynamique

Date de fin

O

A

B

Calendrier dynamique

Organisateur

F

A

B




Titre de l’ouvrage

O

A

B




Editeur commercial

O

A

B




Editeur scientifique

F

A

B




Date de publication (année)

O

A

B




Pagination

F

A

B





+ Proceedings à comité de lecture


Titre du congrès

O

A

B




Date de début

O

A

B

Calendrier dynamique

Date de fin

O

A

B

Calendrier dynamique

Ville

F

A

B




Pays

O

A

B




Organisateur

O

A

B




Titre de l’ouvrage

O

A

B




Editeur commercial

O

A

B




Editeur scientifique

F

A

B




Date de publication (année)

O

A

B




Pagination

F

A

B




ISBN

O

B






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